Datenschutzhinweise und -pflichten
 im Rahmen der DS-GVO

 

Schnellübersicht:

1. Informationspflichten gem. DS-GVO

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

3. Löschfristen für personenbezogene Daten

4. Ihre Rechte

5. Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

6. Kontaktdaten für Fragen und Auskünfte

7. Formular zur Wahrnehmung Ihrer Rechte 

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1. Informationspflichten DS-GVO

 

Wir kommen unserer datenschutzrechtlichen Informationspflicht gemäß Art. 13, 14 DS-GVO nach und informieren Sie folgend über die Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten – im folgenden „pbD“ –  durch die SONABS GmbH. Wir verarbeiten Ihre pbD im Einklang mit den Bestimmungen der EU Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (AGG etc.). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der jeweiligen Vereinbarungsart bzw. Leistung. Für eine bessere Übersicht haben wir die Informationen zusammengefasst und bitten Sie die zutreffenden unterschiedlichen Verarbeitungsarten und Fristen zu beachten.

 

2. Verarbeitung

 

Wir verarbeiten pbD, die wir von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir pbD, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den u.g. Vereinbarungsarten sowie nach gesetzlichen Anforderungen.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Ihre pbD, die diese für die Bearbeitung und zur Erfüllung der erforderlichen Maßnahmen sowie gesetzlichen Pflichten benötigen.

 

2.1. Verarbeitung aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen

Die SONABS GmbH benötigt Ihre Daten, um entsprechende vorvertragliche Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1b DS-GVO einleiten und durchführen zu können die aufgrund Ihrer Anfrage erfolgen. Wir verarbeiten pbD, die wir im Rahmen der Anfrage von Ihnen erhalten. Zu den pbD gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Titel, Nachname, Vorname, Namenszusätze, Position, Abteilung, Anschrift, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zu den Maßnahmen (wie Zeitpunkt und Art der Anfrage, Bearbeitung, Angebot etc.). 

 

2.2. Verarbeitung aufgrund vertraglicher Maßnahmen 

Die SONABS GmbH benötigt von Ihnen personenbezogenen Daten, um den gemeinsamen Vertrag erfüllen und begleiten zu können (z.B. zu Abrechnungszwecken). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art.6 Abs.1 b DS-GVO.

Zu den pbD gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Titel, Nachname, Vorname, Namenszusätze, Position, Abteilung, Anschrift, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zu den vereinbarten Maßnahmen (wie Abschluss und Art der Verträge, Bearbeitung, Projekt-Dokumentationen etc.).

 

2.3. Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses

Gemäß Art 6 Abs.1f DS-GVO verarbeiten wir Daten die wir von Ihnen erhalten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen haben im Rahmen von geschäftstypischen vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragsanbahnung. 

 

Gemäß Art. 6 Abs.1 f DS-GVO verarbeiten wir, soweit erforderlich, Ihre pbD zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Dies kann insbesondere zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes, zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, für Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten etc. erforderlich sein.

 

2.4. Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer pbD für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1a DS-GVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

 

2.5. Verarbeitung im Rahmen von Bewerbungen oder Projektzusammenarbeit

Bewerbungen finden sowohl für Festanstellungen als auch für die Zusammenarbeit auf freiberuflicher Basis statt. Zu den pbD gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Nachname, Vorname, Namenszusätze und Personalnummer), Kontaktdaten (private Anschrift, Telefon, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Zeugnisse, Fragebögen, Qualifikationen und bisherige Tätigkeiten). Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Ablauf des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien pbD (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung etc.) freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand dies rechtfertigt.

Ihre pbD werden im Rahmen des Bewerbungsprozesses normalerweise direkt bei Ihnen erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Personalvermittler) erhalten haben, denen Sie Ihre Daten zur Weitergabe zur Verfügung gestellt haben. Zudem verarbeiten wir pbD, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

 

2.5.1.  Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung dient zunächst der Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. 

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass für bestimmte Aufgaben im Rahmen unserer Compliance-Beratungsaktivitäten jeweils aktuelle polizeiliche Führungszeugnisse erforderlich sind und diese Teil der Stammdaten sein können.

Die Verarbeitung besonderer pbD (z. B.Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände wie Art. 9 Abs. 2 b i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG vorliegen.

Ihre Bewerberdaten werden jederzeit vertraulich behandelt. Sollten wir Ihre pbD für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

 

2.5.2. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung stellen Sie uns die pbD bereit, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung notwendig sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder der freiberuflichen Zusammenarbeit zu treffen. 

 

2.5.3.  Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Sofern ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande gekommen ist, löschen wir Ihre pbD gem. der u.g. Fristen. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben. 

Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Position anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellen- oder Projektangebote innerhalb unseres Unternehmens interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten aufbewahren, sofern hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

 

2.6. Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DS-GVO)

Wir unterliegen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Steuerrecht, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung etc. ergeben. Näheres entnehmen Sie bitte den u.g. Fristen.

 

3. Fristen

 

Wir löschen Ihre pbD, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass pbD für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können. Zudem speichern wir Ihre pbD, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. 

Wir unterliegen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. 

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Die regelmäßige Verjährungspflicht beträgt nach §§ 195 ff. Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) drei Jahre, in gewissen Fällen kann die Verjährung jedoch bis zu dreißig Jahre betragen.

 

3.1. Fristen der Verarbeitung aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen

Insofern keine Verarbeitung aufgrund anderer Maßnahmen (z.B. wie unter 2.2ff beschrieben) oder gesetzlichen Anforderungen erfolgt, löschen wir die pbD nach 3 Jahren.

 

3.2. Fristen der Verarbeitung aufgrund vertraglicher Maßnahmen 

Insofern die Vertragsbeziehung beendet wurde und keine Verarbeitung aufgrund anderer Maßnahmen (z.B. wie unter 2.1 oder 2.4 beschrieben) oder gesetzlichen Anforderungen erfolgt, löschen wir die pbD nach 5 Jahren.

 

3.3. Fristen der Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses

Insofern keine Verarbeitung aufgrund anderer Maßnahmen (z.B. wie unter 2.1, 2.2, 2.4 beschrieben) oder gesetzlichen Anforderungen erfolgt, löschen wir die pbD nach 1 Jahr.

 

3.4. Fristen der Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung

Insofern Ihre pbD nicht für 2.1 oder 2.2 vorgehalten werden müssen, löschen wir Ihre pbD erst mit der Erfüllung des bestimmten, befristeten Zwecks oder mit Widerruf der Einwilligung.

 

3.5. Fristen der Verarbeitung im Rahmen von Bewerbungen oder Projektzusammenarbeit

Insofern Sie keine ausdrückliche Einwilligung zur längeren Aufbewahrung Ihrer Daten abgeben, löschen wir Ihre pbD 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses. 

 

3.6. Fristen für Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Die gesetzlichen Archivierungsfristen für Handelsbriefe, Korrespondenz der Anbahnung und Ausführung von Verträgen (einschließlich E-Mails), Bilanzen, Buchungsbelege, etc. bleiben weiterhin bestehen und sind damit maßgeblich für die Löschung.

 

4. Betroffenenrechte

 

4.1. Widerspruch gegen Direktwerbung

Insoweit und insofern wir Ihre Daten für Direktwerbung genutzt haben, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, der Nutzung zu widersprechen und Direktwerbung abzubestellen. Dies hat zur Folge, dass wir Ihre Daten, die wir z.B. aufgrund von berechtigtem Interesse aufgenommen haben, für die Zukunft für Direktwerbung nicht mehr nutzen dürfen; 

 

4.2. Einwilligung und Widerruf

Insoweit und insofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung pbD erteilt haben, haben Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, die Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Datenverarbeitung, soweit sie bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgte, bleibt jedoch rechtmäßig;

 

4.3. Auskunft

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten pbD zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der pbD, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

 

4.4. Berichtigung 

Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten pbD zu verlangen;

 

4.5. Löschung

Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten pbD zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

 

4.6. Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer pbD zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

 

4.7. Datenübermittlung

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre pbD in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Datenportabilität);

 

4.8. Beschwerde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.

 

5. Recht auf Widerspruch

 

Sofern Ihre pbD auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer pbD einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von diesem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, bitten wir Sie unsere Web-Formulare zu verwenden oder sich an unseren Datenschutzbeauftragten (s.a. unter 6.2 angegebenen Kontaktdaten) zu wenden.

 

6. Kontaktdaten

 

Folgende Kontaktdaten stellen wir Ihnen für Fragen und Auskünfte zur Verfügung:

 

6.1. Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Herr Michael Berfuß

Jägerpfad 4

14822 Borkheide 

Telefon: +49 338 45 40 697

E-Mail: m.berfuss@sonabs.com

 

6.2. Kontaktdaten des Verantwortlichen

SONABS GmbH 

Jägerpfad 4

14822 Borkheide

Telefon: +49 338 45 40 697

 

6.3. Kontaktdaten für Beschwerden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde 

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die Landesbeauftragte für Datenschutz und für Akteneinsicht wenden:

Frau Dagmar Hartge

Stahnsdorfer Damm 77 

14532 Kleinmachnow 

Telefax: 033203 356-49

E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de 

 

7. Formular für Ihre Betroffenenrechte

 

Bitte verwenden Sie dieses Formular damit wir Ihr Anliegen schnell bearbeiten können. Diese Nachricht wird ausschließlich an unseren Datenschutzbeauftragten versendet.


Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.